Libros registro de IVA e IRPF: cuáles son obligatorios
Qué libros registro de IVA e IRPF exige la AEAT según tu régimen, qué datos anotar, plazos, sanciones del art. 200 LGT y cómo automatizarlos en 2026.
TL;DR: Si eres autónomo o tienes una empresa en España, estás obligado a llevar libros registro fiscales aunque externalices la contabilidad. En IVA: facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y, en su caso, determinadas operaciones intracomunitarias (arts. 62-66 del Reglamento del IVA, RD 1624/1992). En IRPF, los libros dependen de tu régimen: la Orden HAC/773/2019 exige ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión en estimación directa simplificada, y añade provisiones de fondos y suplidos para profesionales. Llevarlos con inexactitudes u omisiones se sanciona con multas de 150 € a 6.000 €, y no llevarlos o no conservarlos, con el 1% de la cifra de negocios del ejercicio con un mínimo de 600 € (art. 200 LGT).
Puntos clave
- En IVA son obligatorios hasta 4 libros registro: facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias (arts. 62-66 RD 1624/1992, vigente 2026).
- En IRPF los libros dependen del régimen: estimación directa simplificada exige 3 libros; los profesionales, 4 (incluido provisiones de fondos y suplidos); módulos, 1 o 2 según el caso (Orden HAC/773/2019).
- Cada anotación debe incluir el NIF de la contraparte desde el ejercicio 2020, y las facturas recibidas se anotan por orden de recepción.
- El plazo general en IRPF: anotar antes de que finalice el plazo de presentación de los pagos fraccionados del periodo; operaciones sin factura, en 7 días (art. 10 Orden HAC/773/2019).
- Conservación: mínimo 4 años a efectos tributarios (prescripción, LGT) y 6 años desde el último asiento si llevas contabilidad mercantil (art. 30 Código de Comercio).
- Sanciones del art. 200 LGT: multa fija de 150 €, y por inexactitud u omisión el 1% de los cargos o abonos omitidos, con mínimo de 150 € y máximo de 6.000 €.
Contenidos
Si desarrollas una actividad económica en España —como autónomo o mediante una sociedad— estás obligado a llevar libros registro fiscales: en IVA, los de facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y, en su caso, determinadas operaciones intracomunitarias (artículos 62 a 66 del Reglamento del IVA, RD 1624/1992); en IRPF, los que correspondan a tu régimen de estimación según la Orden HAC/773/2019 (desde 3 libros en estimación directa simplificada hasta solo 1 o 2 en módulos). La obligación existe aunque externalices la contabilidad en una gestoría, y su incumplimiento se sanciona conforme al art. 200 de la Ley General Tributaria: multas de 150 € a 6.000 € por inexactitudes u omisiones, y el 1% de la cifra de negocios del ejercicio (mínimo 600 €) por no llevar o no conservar los libros. En esta guía vemos exactamente qué libros te tocan, qué debe contener cada anotación, en qué plazos y cómo llevarlos sin dedicarles horas.
Qué son los libros registro y por qué no son “contabilidad”
Los libros registro son relaciones ordenadas y cronológicas de tus operaciones —facturas emitidas, facturas recibidas, inversiones— que la normativa fiscal te obliga a mantener para que la AEAT pueda comprobar tus autoliquidaciones. No son lo mismo que la contabilidad mercantil:
- Contabilidad mercantil (libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales): la exige el artículo 25 del Código de Comercio a todo empresario mercantil, y en la práctica afecta a todas las sociedades y a los autónomos en estimación directa normal con actividad mercantil. Se legaliza en el Registro Mercantil.
- Libros registro fiscales: los exige la normativa de cada impuesto (Reglamento del IVA y Orden HAC/773/2019 para el IRPF). No se legalizan en ningún registro, pero deben estar disponibles si la AEAT los requiere.
Una sociedad limitada que lleva su contabilidad conforme al Código de Comercio no necesita duplicar libros registro de IRPF (tributa por Sociedades), pero sí sigue obligada a los libros registro de IVA. Un autónomo en estimación directa simplificada, en cambio, no necesita contabilidad mercantil completa: sus libros registro fiscales hacen ese papel.
La obligación de llevar y conservar libros registro está recogida con carácter general en el artículo 29.2.d) de la Ley 58/2003, General Tributaria. Es una obligación formal autónoma: se sanciona su incumplimiento aunque tus impuestos estén perfectamente pagados.
Libros registro de IVA: los cuatro del Reglamento
El artículo 62 del Reglamento del IVA (RD 1624/1992, vigente 2026) obliga a los empresarios y profesionales sujetos pasivos del impuesto a llevar estos libros:
| Libro registro | ¿Quién lo lleva? | Base normativa |
|---|---|---|
| Facturas expedidas | Todos los sujetos pasivos que emiten facturas | Art. 63 RD 1624/1992 |
| Facturas recibidas | Todos los sujetos pasivos que soportan IVA deducible | Art. 64 RD 1624/1992 |
| Bienes de inversión | Quienes tengan bienes de inversión sujetos a regularización de prorrata | Art. 65 RD 1624/1992 |
| Determinadas operaciones intracomunitarias | Quienes realicen los envíos o recepciones de bienes del art. 66 (transferencias, trabajos sobre bienes muebles…) | Art. 66 RD 1624/1992 |
En la práctica, un autónomo o una empresa de servicios típica lleva los dos primeros; el de bienes de inversión entra en juego cuando aplicas prorrata (actividades con IVA deducible parcial), y el de operaciones intracomunitarias solo en supuestos concretos de movimientos de bienes dentro de la UE, no por el mero hecho de vender servicios a clientes europeos.
El libro de facturas expedidas
Cada factura emitida se anota con su número y serie, fecha de expedición, nombre o razón social y NIF del destinatario, base imponible, tipo impositivo aplicado y cuota tributaria. Las facturas rectificativas se anotan por separado. Se admiten asientos resumen de facturas simplificadas bajo condiciones tasadas (misma fecha, numeración correlativa).
El libro de facturas recibidas
Las facturas recibidas se numeran por orden de recepción y se anotan a partir del momento en que se reciben y antes de que finalice el plazo de presentación de la autoliquidación del periodo en que vayas a deducir el IVA soportado. Aquí es donde más errores se cometen: gastos que llegan tarde, tickets sin factura completa que no dan derecho a deducción, o facturas de proveedores extranjeros mal clasificadas.
Libros registro de IRPF: depende de tu régimen
Para las personas físicas con actividad económica, la Orden HAC/773/2019 (BOE de 17-jul-2019, aplicable desde el ejercicio 2020 y vigente en 2026) regula qué libros toca llevar según cómo determines tu rendimiento:
| Régimen IRPF | Libros registro obligatorios | Base normativa |
|---|---|---|
| Estimación directa normal (actividad mercantil) | Contabilidad ajustada al Código de Comercio (libro diario, inventarios y cuentas anuales) | Art. 25 Código de Comercio |
| Estimación directa simplificada (y directa normal no mercantil) | Ventas e ingresos · Compras y gastos · Bienes de inversión | Art. 1 Orden HAC/773/2019 |
| Actividades profesionales en estimación directa | Ingresos · Gastos · Bienes de inversión · Provisiones de fondos y suplidos | Art. 6 Orden HAC/773/2019 |
| Estimación objetiva (módulos) | Bienes de inversión (si deduces amortizaciones) · Ventas e ingresos (si el rendimiento depende del volumen de operaciones) | Art. 7 Orden HAC/773/2019 |
Empresarial vs. profesional: no es lo mismo
La distinción importa. Un diseñador, un abogado o una consultora unipersonal (actividades profesionales, epígrafes de la sección 2ª del IAE) llevan cuatro libros, incluido el de provisiones de fondos y suplidos: cantidades que el cliente te adelanta para gastos (provisiones) o pagos que haces en su nombre y luego le repercutes sin margen (suplidos). Un comercio o un e-commerce (actividad empresarial) lleva los tres libros del artículo 1.
El detalle que muchos pasan por alto: el NIF de la contraparte
Desde el ejercicio 2020, la Orden HAC/773/2019 exige que cada anotación en los libros de ventas e ingresos y de compras y gastos incluya el nombre completo y el NIF del cliente o proveedor. Un Excel con “Ingreso web — 450 €” no es un libro registro válido: falta la identificación de la contraparte, el número de factura, la fecha de expedición y el desglose de la retención de IRPF cuando aplique.
Qué datos debe contener cada anotación
Como regla operativa, cada línea de tus libros debe permitir a un inspector reconstruir la operación sin pedirte nada más:
La AEAT publica en su sede un formato electrónico normalizado de libros registro (hojas de cálculo con estructura predefinida) que sirve, además, para responder a requerimientos: si la Administración te pide los libros, esperará algo con esa estructura, no una carpeta de PDFs.
Plazos de anotación y cuánto tiempo conservarlos
Llevar los libros “al día” tiene definición legal, no es una buena práctica opcional:
- Regla general (IRPF, art. 10 Orden HAC/773/2019): las operaciones deben estar anotadas antes de que finalice el plazo de presentación de los pagos fraccionados del periodo (modelos 130/131: hasta el 20 de abril, julio y octubre y, para el cuarto trimestre, hasta el 30 de enero).
- Operaciones sin factura: siete días desde su realización, si ese plazo es menor que el general.
- Facturas recibidas: por orden de recepción, antes de que termine el plazo de la autoliquidación en la que deduces el IVA.
En cuanto a la conservación:
| Obligación | Plazo | Fuente |
|---|---|---|
| Conservar libros, facturas y justificantes a efectos tributarios | 4 años (plazo general de prescripción) | Ley 58/2003, General Tributaria (vigente 2026) |
| Conservar libros y documentación mercantil | 6 años desde el último asiento | Art. 30 Código de Comercio (vigente 2026) |
| Bienes de inversión con regularización | 4 años desde la última regularización de prorrata (en la práctica, hasta 9+ años desde la compra) | Arts. 107-110 Ley 37/1992 del IVA |
El plazo de 4 años de prescripción se interrumpe con cada actuación de comprobación o con cada declaración complementaria, y vuelve a contar de cero. Y si compensas bases o cuotas negativas de ejercicios anteriores, la AEAT puede exigirte acreditar su origen aunque el ejercicio de origen esté prescrito. Conservar 6 años todo, en digital, es la política simple que nunca falla.
El SII: cuando los libros se llevan en la sede de la AEAT
Desde 2017, determinados contribuyentes no llevan sus libros de IVA “en casa”: los llevan a través de la sede electrónica de la AEAT, mediante el Suministro Inmediato de Información (SII), regulado en el artículo 62.6 del Reglamento del IVA. Están obligados quienes liquidan IVA mensualmente:
- Grandes empresas: volumen de operaciones superior a 6.010.121,04 € anuales.
- Inscritos en el REDEME (registro de devolución mensual del IVA).
- Grupos de entidades a efectos de IVA.
Los obligados (y quienes se acogen voluntariamente) remiten el detalle de cada registro de facturación en un plazo general de 4 días naturales, y a cambio quedan exonerados de presentar los modelos 347 (operaciones con terceros) y 390 (resumen anual de IVA). Para el resto de empresas y autónomos, el SII es opcional: si tu negocio crece hasta ese umbral, el salto es obligatorio y conviene que tu software de facturación ya genere los registros con la estructura necesaria.
Sanciones: qué te juegas por no llevar los libros
El artículo 200 de la Ley 58/2003, General Tributaria (vigente 2026) tipifica como infracción grave el incumplimiento de obligaciones contables y registrales:
| Conducta | Sanción (art. 200 LGT) |
|---|---|
| Incumplimiento general de obligaciones contables y registrales (regla residual) | Multa fija de 150 € |
| No llevar o no conservar la contabilidad, los libros y los registros exigidos | 1% de la cifra de negocios del ejercicio, con mínimo de 600 € |
| Inexactitud u omisión de operaciones, o cuentas con significado distinto al que les corresponde | 1% de los cargos, abonos o anotaciones omitidos o falseados — mínimo 150 €, máximo 6.000 € |
| Retraso en la llevanza electrónica de los libros a través de la sede de la AEAT (SII) | 0,5% del importe de la factura, con mínimo trimestral de 300 € y máximo de 6.000 € |
| Llevar contabilidades distintas para una misma actividad que dificulten conocer la situación real | 600 € por cada ejercicio afectado |
Más allá de la multa directa, unos libros deficientes tienen un coste indirecto mayor: en una comprobación, cada gasto sin factura anotada y justificada es un gasto que la AEAT elimina, con su cuota, sus intereses de demora y su posible sanción del 50% al 150% de la cantidad dejada de ingresar (arts. 191 y siguientes LGT).
VeriFactu y los libros registro: qué cambia a partir de 2027
Los libros registro no desaparecen con la nueva normativa de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023 y Reglamento VeriFactu). Lo que cambia es la trazabilidad de la factura desde su origen: los programas de facturación deberán generar registros de facturación encadenados e inalterables, con huella digital y código QR, y podrán remitirlos a la AEAT en tiempo real (modalidad VeriFactu).
Fechas clave tras el Real Decreto-ley 15/2025 (BOE 3-dic-2025):
- 1 de enero de 2027: obligatorio para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: obligatorio para autónomos y demás contribuyentes (IRPF).
- Los acogidos al SII quedan fuera del ámbito VeriFactu: ya remiten sus libros registro en tiempo casi real.
Un matiz importante: VeriFactu no es una certificación que un organismo conceda al software. El cumplimiento se acredita mediante declaración responsable del fabricante (art. 13 RD 1007/2023). Desconfía de quien te venda un “sello oficial VeriFactu”: no existe.
La consecuencia práctica para tus libros es buena: si cada factura nace ya en un sistema que la registra de forma encadenada, el libro de facturas expedidas es un subproducto automático, no una tarea. Es el enfoque de Frihet: cada factura que emites y cada gasto que registras alimentan en el momento tus libros de facturas expedidas, facturas recibidas y compras y gastos, con el NIF de la contraparte, el desglose de IVA/IGIC y la retención de IRPF ya estructurados — y puedes exportarlos cuando la AEAT o tu asesor los pidan. El plan gratuito incluye hasta 999 facturas al mes, así que la excusa de “ya lo pasaré a limpio a final de trimestre” deja de tener sentido desde la primera factura.
Cómo montar tu sistema de libros registro esta semana
No necesitas un departamento contable; necesitas un circuito que no dependa de tu memoria:
Los libros registro son la infraestructura silenciosa de todas tus obligaciones fiscales: de ellos salen el modelo 303, el 130, el 390, el 347 y tu declaración de la renta. Si el dato entra bien una sola vez —en el momento de facturar o de recibir el gasto—, todo lo demás es derivado. Si entra mal o tarde, cada trimestre es una reconstrucción arqueológica.
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Preguntas frecuentes
¿Qué libros registro de IVA son obligatorios para un autónomo?
Todo empresario o profesional sujeto pasivo de IVA debe llevar el libro registro de facturas expedidas, el de facturas recibidas y el de bienes de inversión (si los tiene). Si realiza determinadas operaciones intracomunitarias, también el libro registro específico de esas operaciones. Lo establecen los artículos 62 a 66 del Reglamento del IVA (RD 1624/1992, vigente en 2026).
¿Qué libros registro exige el IRPF en estimación directa simplificada?
Tres libros: ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión (art. 1 de la Orden HAC/773/2019). Si la actividad es profesional, se sustituyen por libro de ingresos, libro de gastos, libro de bienes de inversión y libro de provisiones de fondos y suplidos (art. 6 de la misma orden).
¿Estoy obligado a llevar libros registro si mi gestor lleva mi contabilidad?
Sí. La obligación es del contribuyente, no del asesor. Puedes delegar la llevanza material, pero ante una comprobación de la AEAT quien responde eres tú, y las sanciones del art. 200 LGT (multas de 150 € a 6.000 € por inexactitudes u omisiones, o el 1% de la cifra de negocios con mínimo de 600 € por no llevarlos) se imponen al titular de la actividad.
¿En módulos (estimación objetiva) hay que llevar libros registro?
Solo en dos casos: libro registro de bienes de inversión si deduces amortizaciones, y libro registro de ventas e ingresos si tu rendimiento neto se calcula en función del volumen de operaciones (art. 7 Orden HAC/773/2019). Aun así, debes conservar las facturas emitidas y recibidas y los justificantes de los módulos aplicados.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los libros registro y las facturas?
A efectos fiscales, al menos 4 años, que es el plazo general de prescripción tributaria (LGT). Si además llevas contabilidad mercantil, el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros y justificantes durante 6 años desde el último asiento. En bienes de inversión, el plazo cuenta desde la última regularización, por lo que en la práctica puede superar los 9 años.
