Documents du client : que vérifier avant le kickoff ?

Le client envoie un dossier avec un logo, quatre documents et plusieurs images : « Vous pouvez commencer. » Avant la réunion de lancement, vérifiez quelle tâche chaque élément permet de réaliser, qui le contrôle et ce qui manque pour l’accepter. Un dossier rempli ne répond pas à ces questions. Cette méthode s’adresse à une agence dont le travail est déjà convenu ; elle ne renégocie pas le devis et ne calcule pas la disponibilité de l’équipe. Un tableur partagé suffit.

Demander selon les tâches

Partez du premier livrable. Mettre une page en forme demande des textes identifiés ; choisir un cadrage demande la photographie originale ; contrôler une modification demande l’accès au bon environnement. Si vous ne pouvez pas nommer la tâche concernée, demandez-vous si cet élément est nécessaire maintenant.

Le guide de lancement d’Atlassian propose d’aligner objectif, rôles et critères de réussite. Notre fiche ajoute un contrôle préalable des entrées ; c’est une proposition opérationnelle, pas une norme. Distinguez ce qui permet de commencer de ce qui permet de publier. L’accès à la production peut attendre si la première phase se déroule en environnement de test. Le texte principal peut, lui, conditionner la structure dès le jour 1. Fixez une échéance par tâche, sans exiger tout pour la réunion.

Définir ce qui est utilisable

« Envoyer des photos » est ambigu. Demandez l’original de l’image principale, vérifiez le cadrage convenu et faites confirmer l’utilisation prévue. Le test doit pouvoir être répété par une autre personne. Pour les textes : sections, langue, version et personne qui confirme. Pour le logo : fichier exploitable et variante choisie ; une capture d’écran ne prouve pas l’existence d’un original vectoriel.

Testez l’action nécessaire avec le compte attribué. Une invitation reçue ne prouve pas que le compte fonctionne. Google Drive distingue les droits de lecteur, commentateur et éditeur : ouvrir un lien et modifier son contenu sont deux contrôles. Ne mettez ni mot de passe ni secret dans la fiche ; ne rendez pas le lien public pour corriger un droit individuel. Le client fournit, l’agence vérifie. Nommez les responsables : « le client » et « nous » ne suffisent pas.

Exemple fictif : cinq entrées

Une agence prépare une page de campagne de cinq sections. Les jours sont relatifs au début prévu, sans valeur de délai recommandé.

2 ÷ 5 = 40 % d’entrées acceptées. Ce chiffre décrit l’inventaire, pas la capacité à démarrer. Même quatre éléments acceptés ne débloquent pas la mise en page si K01 manque. Le design peut explorer une direction avec le logo seulement si elle ne dépend ni du texte final ni de la photo. Écrivez cette limite ; les espaces réservés ne sont pas du contenu approuvé.

Fiche à copier

ID / élément / tâche dépendante :
Test observable :
Qui fournit / qui vérifie :
Nécessaire avant / version reçue :
État : en attente / reçu / à corriger / accepté / inutile
Preuve du contrôle et date :
Action suivante / responsable / prochaine vérification :
Si retard : travail possible et travail bloqué :

Gardez une ligne et un identifiant par dépendance. « Reçu » attend encore un contrôle. « À corriger » décrit un défaut précis, pas « mauvais document ». « Inutile » exige motif et décideur. Si une version acceptée change, cherchez les tâches utilisant l’ancienne, conservez la nouvelle référence et rouvrez les seuls contrôles touchés. Modifier le livrable convenu exige une décision de périmètre séparée.

Une demande qui permet une réponse

« Pour intégrer les contenus, il manque la section 5 et la confirmation de version de K01. Pour l’en-tête, il nous faut l’original K03 ; la miniature fait 320 px. Le développement vérifie K04. Merci de confirmer qui fournit les deux corrections et quand ; nous reverrons ensuite les tâches qui peuvent commencer. »

L’arrivée du fichier ne confirme pas automatiquement une nouvelle date : vérifiez sa qualité et la disponibilité réelle. Le silence ne vaut pas acceptation. Dans une agence — lecture en anglais, centraliser la demande évite les versions concurrentes. Si les demandes internes se multiplient, revoyez éliminer, automatiser puis déléguer — en anglais. Si la tâche n’a jamais été définie, revenez au périmètre du devis — en anglais.

Terminez la réunion avec un état par tâche : démarrage possible, dépendance attendue ou clarification nécessaire. Nommez la personne qui fera le prochain contrôle.