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Frihet
Mandate active Grandes entreprises : 1er février 2026 — Autres assujettis : 1er avril 2026

What is KSeF and why is it mandatory?

KSeF is Poland's national structured e-invoice system, managed by the Polish Ministry of Finance. Unlike Peppol, KSeF is a centralized system: all invoices go through the government's central registry, which validates them, assigns a unique identifier (KSeF ID), and archives them. Only invoices with a KSeF ID have fiscal validity in Poland.

Feb 1, 2026

Date for large companies

Apr 1, 2026

Date pour les autres assujettis

KSeF API

Centralized system

KSeF implementation timeline

February 1, 2026 Large companies (annual turnover over PLN 200 million): mandatory
April 1, 2026 Autres assujettis à la TVA : obligatoire. Les assujettis dont le chiffre d'affaires mensuel facturé n'excède pas 10 000 PLN peuvent émettre des factures hors KSeF jusqu'à la fin de 2026. La réception de factures dans le KSeF est obligatoire pour tous à partir du 1er février 2026.

KSeF technical requirements

Format: FA(3) — national structured XML

Invoices must follow the FA(3) schema defined by the Polish Ministry of Finance. It is a proprietary XML format, based on EN16931 principles but with national structure.

Mandatory KSeF ID

Chaque facture reçoit un numéro KSeF unique, attribué automatiquement par le système. À partir du 1er janvier 2027, il doit être indiqué dans les virements de paiement entre assujettis actifs à la TVA.

FAQ — KSeF Poland

What is the KSeF ID and why is it important?

Le numéro KSeF est l'identifiant unique que le KSeF attribue automatiquement à chaque facture émise dans le système. À partir du 1er janvier 2027, les assujettis actifs à la TVA doivent également l'indiquer dans les virements de paiement effectués entre eux.

Does KSeF affect foreign companies selling in Poland?

L'obligation d'émettre des factures dans le KSeF s'applique aux assujettis établis en Pologne. Les assujettis qui n'ont en Pologne ni siège social ni établissement stable sont exclus de cette obligation, bien qu'ils puissent émettre des factures dans le KSeF à titre volontaire. La détention d'un numéro de TVA polonais n'y change rien.

What happens if I send an invoice without using KSeF after the mandate?

Invoices issued outside the KSeF system after the mandate dates have no legal validity in Poland. The recipient can reject them and the issuer may face sanctions from the Polish tax administration (KAS).