Materiais do cliente: o que conferir antes do kickoff

O cliente envia uma pasta com logotipo, quatro documentos e imagens: “Podem começar”. Antes do kickoff, confira qual tarefa cada material permite executar, quem o verifica e o que falta para aceitá-lo. Uma pasta cheia não responde. A ficha atende uma agência que já combinou o trabalho; não renegocia a proposta nem calcula a disponibilidade da equipe. Uma planilha compartilhada basta.

Peça materiais por tarefa

Comece pela primeira entrega. Diagramar exige textos identificados; escolher um enquadramento exige a fotografia original; testar alterações exige acesso ao ambiente correto. Se não consegue nomear a tarefa dependente, verifique se precisa pedir esse material agora.

O guia de kickoff da Atlassian propõe alinhar propósito, papéis e critérios de sucesso. Esta ficha acrescenta uma verificação prévia dos insumos. É um método operacional proposto, não uma norma de certificação. Separe o necessário para começar do necessário para publicar. O acesso à produção pode esperar se a primeira etapa usa testes; o texto principal pode definir a estrutura no dia 1. Registre a necessidade por tarefa, sem usar a reunião como prazo geral.

Defina o que significa utilizável

“Enviar fotos” deixa dúvidas. Peça o original da fotografia principal, confira o recorte combinado e obtenha confirmação do uso pretendido. Outra pessoa deve conseguir repetir o teste. Para textos, identifique seções, idioma, versão e quem confirma. Para o logotipo, peça arquivo utilizável e variante escolhida; uma captura de tela não prova a existência de um vetor original.

Teste a ação necessária pela conta atribuída. Receber convite não prova que a conta permite trabalhar. O Google Drive distingue leitor, comentador e editor: abrir um link e editar são verificações diferentes. Não coloque senhas na ficha nem torne o link público para resolver uma permissão individual. O cliente fornece e a agência verifica. Nomeie responsáveis; “cliente” e “nós” não indicam a quem recorrer.

Exemplo hipotético com cinco entradas

Uma agência prepara uma página de campanha com cinco seções. Os dados são fictícios; os dias se referem ao início planejado, não a prazos recomendados.

2 ÷ 5 = 40% das entradas aceitas. Isso descreve o inventário, não a prontidão do projeto. Mesmo quatro entradas aceitas não liberam a diagramação se K01 estiver pendente. Design pode explorar uma direção com o logotipo se não depender do texto final nem da foto. Registre o limite; marcadores provisórios não são conteúdo aprovado.

Ficha para copiar

ID / material / tarefa dependente:
Critério observável de aceitação:
Quem fornece / quem verifica:
Necessário antes de / versão recebida:
Estado: pendente / recebido / corrigir / aceito / desnecessário
Evidência da verificação e data:
Próxima ação / responsável / próxima revisão:
Se atrasar: tarefa que avança e tarefa que espera:

Use uma linha por dependência e mantenha o ID nas novas versões. “Recebido” ainda aguarda teste. “Corrigir” precisa identificar a falha concreta, não dizer “material ruim”. “Desnecessário” exige motivo e pessoa que decide. Quando mudar uma versão aceita, identifique as tarefas que usavam a anterior, guarde a nova referência e reabra só as verificações afetadas. Mudança na entrega combinada exige uma decisão separada de escopo.

Envie um pedido que possa ser resolvido

“Para diagramar faltam a seção 5 e a confirmação de versão de K01. Para o cabeçalho precisamos do original K03; a miniatura tem 320 px. Desenvolvimento verificará K04. Confirmem quem fornece as duas correções e quando; depois revisaremos quais tarefas podem começar.”

Receber o arquivo não confirma automaticamente outra data: confira qualidade e disponibilidade real. Silêncio não é aceitação. Em uma agência — leitura em inglês, centralizar o pedido evita versões concorrentes. Se os pedidos internos se multiplicarem, reveja eliminar, automatizar e delegar — em inglês. Se a tarefa nunca foi definida, volte ao escopo da proposta — em inglês.

Encerre o kickoff com uma decisão por tarefa: começar, aguardar um insumo ou esclarecer. Registre quem fará a próxima verificação.