Câmpurile obligatorii ale unei facturi în Spania?

Numărul facturii, data emiterii, datele fiscale ale emitentului (denumire, NIF, adresă), datele fiscale ale clientului (denumire, NIF, adresă), descrierea serviciilor sau bunurilor, baza impozabilă, cota TVA și suma TVA, total factură. Dacă există mai multe cote TVA, fiecare se detaliază separat.

Pot emite o factură fără TVA?

Da, în cazuri specifice: prestări de servicii B2B către clienți cu TVA din UE (inversare subiect pasiv), servicii exportate în afara UE (exonerare), sau dacă activitatea ta este în lista activităților exonerate (servicii medicale, educație, etc.). Trebuie să menționezi explicit temeiul legal al exonerării.

Ce este o factură simplificată (ticket)?

Factura simplificată poate fi emisă pentru tranzacții sub 400 EUR (IVA inclus) sau pentru comerțul cu amănuntul. Nu necesită datele fiscale ale clientului (NIF, adresă). Dar nu permite clientului să deducă TVA-ul — dacă clientul este o companie sau liber profesionist, are nevoie de factură completă.

Ghid Complet de Facturare pentru Liber Profesioniști în Spania (2026)

Facturarea pare simplă până când nu mai este. Un câmp lipsă, o cotă TVA greșită sau un număr de factură duplicat pot crea probleme fiscale sau pot bloca un client să deducă TVA. Aceasta nu este o chestiune de birocrat excesiv — este ce cerere legea.

Această ghidă acoperă tot ce ai nevoie să știi pentru a factura corect ca liber profesionist în Spania în 2026.

Câmpurile obligatorii ale unei facturi

Reglementele spaniole de facturare (Real Decreto 1619/2012 și Orden HAC/1177/2024 pentru VeriFactu) cer că fiecare factură să conțină:

Numărul de factură — secvențial și unic per serie
Data emiterii — ziua, luna și anul
Data operației — dacă diferă de data emiterii
Datele emitentului: denumirea sau numele complet, NIF, adresă completă
Datele destinatarului: denumirea sau numele complet, NIF, adresă completă
Descrierea bunurilor sau serviciilor
Baza impozabilă — suma fără TVA
Cota TVA aplicată (21%, 10%, 4%, 0% sau exonerare)
Suma TVA
Total factură — suma cu TVA
Dacă există retenție IRPF: procentul și suma reținuți
Temeiul legal al exonerării — dacă TVA este 0% sau exonerare

Dacă factura are mai multe linii cu cote TVA diferite, fiecare cotă se detaliază separat (baza, cotă, suma).

Numerotarea facturilor

Numerotarea trebuie să fie secvențială și fără goluri. Nu poți șterge o factură și pretinde că nu a existat.

Formate valide: FRI-2026-0001, 2026/001, A-001-2026 — orice format care menține secvența clară.

Serii multiple: poți folosi serii diferite pentru tipuri diferite de facturi (de exemplu, facturi interne vs. facturi externe). Secvența trebuie menținută în cadrul fiecărei serii.

VeriFactu: din 2027, software-ul de facturare trebuie să gestioneze numerotarea cu contoare atomice pentru a preveni golurile. Facturile anulate lasă o înregistrare imutabilă în sistem.

Tipuri de TVA și când se aplică

TVA standard 21%

Se aplică majorității serviciilor și bunurilor. Dacă nu ai o justificare pentru cotă redusă sau exonerare, aplici 21%.

TVA redus 10%

Anumite alimente, transport de persoane, servicii hoteliere, servicii culturale.

TVA super-redus 4%

Alimente de bază, cărți, ziare, medicamente.

TVA 0% — inversare subiect pasiv

Prestări de servicii B2B către clienți cu număr TVA valabil din alt stat UE. Clientul declară TVA în țara sa. Trebuie menționat explicit: „Inversare subiect pasiv — art. 84.Uno.2.a) LIVA”.

Exonerare TVA

Servicii exportate în afara UE, servicii medicale, educație, servicii financiare — conform listei din art. 20 LIVA. Trebuie specificat articolul legal.

IGIC (Insulele Canare)

Dacă operezi în Insulele Canare sau facturezi clienți din Canare, aplici IGIC în loc de TVA. Cotele standard: 7% (cotă generală), 3% (cotă redusă), 0% (exonerare).

Retenția IRPF

Dacă ești profesionist liber (nu comerciant sau microîntreprindere), clienții tăi persoane juridice sau liber profesioniști au obligația să rețină 15% IRPF din suma facturii.

Cum apare pe factură:

Baza impozabilă:    1.000,00 EUR
TVA 21%:              210,00 EUR
Retenție IRPF 15%:   -150,00 EUR
TOTAL DE PLĂTIT:    1.060,00 EUR

Suma reținută o recuperezi la declarația anuală IRPF — este o plată în avans în contul impozitului tău.

Activități scutite de retenție: activitățile din secțiunea 1 a IAE (comercianți, industriași) nu au retenție. Activitățile din secțiunile 2 și 3 (profesionisti) au retenție 15%.

Factura simplificată vs. factura completă

	Factură completă	Factură simplificată
Datele NIF client	Obligatorii	Nu necesare
Limita sumă	Fără limită	400 EUR (IVA incl.)
TVA deductibil de client	Da	Nu
Cazuri de utilizare	B2B, profesioniști, orice tranzacție	Retail, servicii finale, sub 400 EUR

Ca liber profesionist, emite aproape întotdeauna factură completă — clientul tău are nevoie de NIF-ul tău și al său pentru a deduce TVA.

Factura rectificativă

Când emis o factură greșită (date incorecte, sumă greșită), nu o ștergi — emiti o factură rectificativă.

Factura rectificativă trebuie să:

Menționeze că este rectificativă
Facă referire la numărul și data facturii originale
Descrie motivul rectificării
Conțină valorile corecte

VeriFactu: din 2027, anularea unei facturi lasă automat o înregistrare de anulare în lanțul hash. Nu se poate „uita” că o factură a existat.

VeriFactu și factura electronică B2B

Sunt două obligații separate:

VeriFactu (2027): obligă software-ul de facturare să genereze lanțuri hash, QR și numerotare secvențială. Se aplică tuturor facturilor (B2B și B2C).

Factura electronică B2B (Ley Crea y Crece): obligă trimiterea facturilor între companii și liber profesioniști în format structurat electronic (Facturae, UBL). Termene reglamentare pendinte.

Frihet implementează amândouă: VeriFactu complet (faze 0-3) și suport pentru format Facturae.

Arhivare

Facturile trebuie păstrate minimum 4 ani (perioada de prescripție fiscală) și accesibile la solicitarea AEAT. Cu un software cloud bun, arhivarea este automată și nu necesită intervenție manuală.