Template Factură pentru Freelanceri: Gratuit și Conform Legal

O factură corectă nu este complicată — dar are câmpuri specifice obligatorii pe care, dacă le omit, devin o problemă. Fie pentru client (nu poate deduce TVA), fie pentru tine (factura nu este valabilă fiscal).

Acest articol acoperă ce trebuie să conțină o factură validă, un template complet explicat câmp cu câmp, și când să treci de la template la software dedicat.

Câmpurile obligatorii ale unei facturi

Reglementarea spaniolă (Real Decreto 1619/2012) stabilește că orice factură trebuie să conțină:

1. Numărul de factură

Format liber, dar secvențial și fără goluri. Exemple: FRI-2026-0001, 2026-001, A-001. Poți folosi serii (serie A pentru clienți spanioli, serie B pentru clienți UE) — fiecare serie trebuie să fie secvențială independent.

2. Data emiterii

Ziua, luna și anul în care emiti factura. Nu data la care ai prestat serviciul (aceea este data operației, câmp separat dacă diferă).

3. Data operației (dacă diferă de data emiterii)

Dacă ai prestat serviciul în ianuarie dar emiți factura în februarie, menționezi ambele date.

4. Datele tale fiscale

• Denumire sau Nume Prenume (persoană fizică)
• NIF (DNI sau NIE pentru rezidenți, pașaport pentru non-rezidenți)
• Adresă completă (stradă, număr, localitate, cod poștal, provincie, țară)

5. Datele fiscale ale clientului

• Denumire sau Nume Prenume
• NIF/CIF (obligatoriu pentru clienți spanioli)
• Adresă completă

6. Descrierea serviciilor sau bunurilor

Suficient de detaliată pentru a înțelege ce s-a prestat. Nu „Servicii” — ci „Consultanță strategică marketing digital, proiect X, luna ianuarie 2026”.

7. Baza impozabilă

Suma serviciilor/bunurilor fără TVA.

8. Cota de TVA

Procentul aplicat: 21%, 10%, 4%, 0% sau „Exonerare TVA — [articol legal]“.

9. Suma TVA

Valoarea monetară a TVA (baza × cotă).

10. Total factură

Baza + TVA. Dacă există retenție IRPF, se detaliaza separate și se scade din total.

11. Retenție IRPF (dacă se aplică)

Procentul (de obicei 15%) și suma reținută. Nu toate facturile au retenție — depinde de activitate și de tipul clientului.

12. Modul și termenul de plată (recomandat, nu strict obligatoriu)

Transfer bancar (IBAN), PayPal, card sau alt mod de plată. Termenul: „30 de zile de la data emiterii” sau „Scadent la [data exactă]”.

Template complet

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
FACTURĂ                                    Nº FRI-2026-0001
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

EMITENT                              DESTINATAR
[Numele tău complet]                 [Denumire client]
NIF: [DNI/NIE]                       CIF/NIF: [CIF/NIF client]
[Adresa ta]                          [Adresa client]
[Localitate, CP, Provincie]          [Localitate, CP, Provincie]
[Email]                              [Email]

Data emiterii: [ZZ/LL/AAAA]
Termen de plată: [ZZ/LL/AAAA] (30 zile)

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

DESCRIERE                                     UM    PREȚ/UM    TOTAL
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
[Descriere serviciu 1]                        h     XX EUR     XX EUR
[Descriere serviciu 2]                        ut    XX EUR     XX EUR

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Baza impozabilă:                                          XX,XX EUR
TVA 21%:                                                  XX,XX EUR
Retenție IRPF 15% (-):                                   -XX,XX EUR
                                              ─────────────────────
TOTAL DE PLĂTIT:                                          XX,XX EUR

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Mod de plată: Transfer bancar
IBAN: ES XX XXXX XXXX XX XXXXXXXXXX
Beneficiar: [Numele tău]
Concept: Factura FRI-2026-0001

Când templateul nu mai este suficient

Un template Word sau Excel funcționează pentru 1-5 facturi pe lună. Dincolo de asta, apar limitări reale:

Numerotarea manuală: risc de goluri (ștergi un document Word salvat ca 0003 și acum ai un gol în secvență).

Fără VeriFactu: din 2027, facturile trebuie să aibă QR verificabil și hash chain. Un template Word nu poate genera acestea.

Fără trimitere automată: trimiți manual fiecare PDF prin email.

Fără urmărire: nu știi dacă clientul a primit factura sau dacă a plătit fără a verifica manual.

Fără raportare TVA: calculezi manual suma TVA pentru declarația 303.

Frihet are un plan gratuit cu 10 facturi/lună care acoperă tot ce un template nu poate: numerotare automată, VeriFactu, trimitere automată, urmărire plăți și calculul TVA trimestrial automat. Fără card de credit.