Uppskatta uppdrag bättre: från beräkning till faktiskt arbete

För att förbättra dina tidsuppskattningar, jämför den uppskattning du sparade innan du började med den ansträngning som krävdes för samma arbete när det var klart. Håll isär det du underskattade, tillagt arbete och väntetid. Om du blandar dessa tre saker kan ett uppdrag som behövde fler timmar och ett annat som var blockerat i flera dagar verka vara samma problem.

Definiera omfattningen i offerten och skilj korrigeringar från planerade granskningar innan du jämför timmarna.

Spara en uppskattning som du kan jämföra senare

Den frysta uppskattningen är den som skrevs innan arbetet påbörjades, tillsammans med dess datum, leverans och de antaganden som användes. Om du gör en ny uppskattning under arbetet, spara den som en annan version: skriv inte över den ursprungliga referensen.

Den faktiska ansträngningen för den ursprungliga omfattningen inkluderar korrigeringar av egna fel, koordinering och den avtalade ändringsomgången. Mät de aktiva timmar som ägnats åt att leverera allt detta arbete. Det tillagda arbetet utanför omfattningen registreras i en annan kolumn, utan att tas bort från den totala arbetstiden.

Väntetiden mäter kalendertimmar då uppdraget blockerades av data, ett godkännande eller en fil. Under den tiden kan du ha arbetat med något annat. Därför motsvarar inte en väntetid på 24 timmar 24 timmars ansträngning.

GAO-20-195G-guiden för kostnadsberäkning omfattar dokumentering av omfattning och antaganden, insamling av data och uppdatering av uppskattningar med faktiska kostnader. Här anpassar vi dessa principer till en ansträngningsregistrering; guiden validerar inte faktorerna eller intervallen i frilansexemplet.

Åtta fiktiva uppdrag, två jämförbara grupper

Tabellen nedan är helt fiktiv: det är ett beräknat exempel, inte ett register över verkliga kunder eller ett representativt urval av något yrke. Den tjänar till att öva metoden, inte för att extrahera en typisk felfrekvens för frilansarbete.

Det finns två grupper med fyra uppdrag vardera. Landningssida (landing_v1) innebär en landningssida på 500-700 ord med tillhandahållen brief och en ändringsomgång. Rapport (report_v1) innebär att layouta sex sidor med tillhandahållen text och en ändringsomgång. Inom varje grupp antas samma process och erfarenhetsnivå; uppskattningarna varierar medvetet för att visa fel i båda riktningarna, både för mycket och för lite.

Hela den ursprungliga omfattningen levererades i alla åtta fallen; inget togs bort. Det tillagda är extra arbetstimmar utanför denna omfattning, registrerade separat: de dras inte från uppskattningen och försvinner inte från den totala arbetstiden. Om något av detta skulle saknas i ett verkligt register — en del av omfattningen togs bort, blandade timmar eller en oregistrerad del — är det inte korrekt att anta noll eller tvinga fram en beräkning: det är att markera den jämförelsen som oanvändbar tills en motsvarande grund finns.

Var du underskattade och var du inte gjorde det

Med E som initial uppskattning och A som den faktiska ansträngningen för samma omfattning, är avvikelsen med tecken A − E och kvoten är A / E, vilket kräver E > 0. Den procentuella avvikelsen är (A − E) / E × 100, alltid baserat på uppskattningen.

L03 illustrerar det mest markerade fallet: 6 förväntade timmar, 9 faktiska timmar, det vill säga +3 h, kvot 1,5, +50%. Med de 3 timmarna tillagt arbete konsumerade uppdraget totalt 12 aktiva timmar. De 48 väntetimmarna mäter kalendertid: de läggs inte till de 12 timmarna och tillåter inte beräkning av ett leveransdatum. Ett uppdrag kan ha mycket väntetid och lite ansträngning, eller vice versa.

L04 visar det motsatta: 8 förväntade timmar och 6 faktiska timmar ger −2 h, −25% och en kvot på 0,75. Detta beskriver mindre ansträngning än förväntat; det bevisar inte i sig en förbättring av kvalitet eller produktivitet. Först måste man kontrollera att hela omfattningen levererades.

I sammanfattningen per grupp mäter tidskolumnerna aktiva timmar.

Totalen på 70 aktiva timmar är en summa av registrerat arbete, inte en kalenderlängd: den inkluderar inte väntetiden, som i ett verkligt register skulle kunna överlappa mellan olika uppdrag. Använd inte en enda kvot av dessa totaler för att uppskatta arbete av olika natur: landningssida och rapport är inte utbytbara.

Ett urvalsintervall för att granska nästa uppdrag

Kvoterna för landningssidor, ordnade, är 0,75; 1,1; 1,25; 1,5. Medianen är (1,1 + 1,25) / 2 = 1,175. För en ny fiktiv initial uppskattning på 8 h för en landningssida, är den resulterande centrala referensen 8 × 1,175 = 9,4 h, med skalade ytterligheter på 8 × 0,75 = 6 h och 8 × 1,5 = 12 h.

För rapport är kvoterna 0,8; 1; 1,1; 1,2, med median 1,05. För ytterligare 8 fiktiva initiala timmar är den centrala referensen 8 × 1,05 = 8,4 h, med ytterligheter mellan 6,4 och 9,6 h.

Det är lämpligt att skilja denna median av kvoter från kvoten av summor för landningssidsgruppen: 36 / 32 = 1,125. Kvoten av summor motsvarar ett medelvärde av kvoterna viktat efter de uppskattade timmarna: ett uppdrag på 10 h väger mer än ett på 6 h. Medianen ordnar de fyra kvoterna och medelvärdesbildar de två mittersta, utan att vikta dem efter storlek. Ingen av dem är “den korrekta” i abstrakt mening: de är olika mått och det är lämpligt att inte presentera dem som utbytbara.

I en presentation från 2006 som finns på PMI

webbplats, förklarar Christine Green nyttan med att registrera ansträngning och egenskaper med konsekventa definitioner, samt att granska likheten innan man återanvänder en historik. Det är en referens om programvaruuppskattning, inte en aktuell PMI-standard eller en validering av denna redaktionella formel.

När historiken inte längre är användbar

Intervallet på 6–12 h för landningssidan skalar endast de observerade ytterligheterna i fyra fiktiva fall. Det är en demonstration, inte ett konfidensintervall, en sannolikhet för uppfyllelse eller en garanti för ansträngning eller datum. Nästa uppdrag kan hamna utanför.

Denna typ av beräkning upphör att vara användbar när de förhållanden som gjorde fallen jämförbara ändras: om uppdragets storlek är mycket annorlunda, om det finns mer eller mindre input från kunden, om den interna processen har ändrats, om den avtalade omfattningen av ändringarna inte längre är densamma, om erfarenheten av denna typ av uppgift är annorlunda, eller helt enkelt om tillgängliga data är ofullständiga. I något av dessa fall är det inte meningsfullt att automatiskt tillämpa faktorn från det tidigare urvalet: man måste undersöka skillnaden innan man antar att historiken fortfarande är representativ.

Det enklaste sättet att börja bygga detta med egna data är att redan nu registrera den initiala frysta uppskattningen för varje nytt uppdrag och, när det är avslutat, den faktiska ansträngningen för samma omfattning, det tillagda separat och väntetiden separat, utan att skriva om den uppskattning som redan noterades från början.