Omarbete på en byrå: vilken korrigering ska du undersöka först?

För att mäta omarbete på en byrå börjar du med korrigeringar där arbete görs om för att uppfylla något som redan har avtalats. Registrera minuterna, gruppera korrigeringarna efter det som gick fel och spara underlag som kan hjälpa dig att undersöka var problemen uppstod. Tre långa korrigeringar kan kräva mer arbete än fyra korta. Den skillnaden spelar roll innan du lägger till ännu en granskningsomgång.

För en byrå är arbetet som definieras i den godkända offerten grunden för jämförelsen.

Loggen nedan låter dig öva på det beslutet. De femton händelserna och deras underlag är fiktiva: de beskriver varken kunder, Frihet-teamets produktivitet eller en normal nivå i branschen.

Ett fel behöver en referens

En bild på 1080 × 1080 pixlar uppfyller inte uppdraget om det accepterade kravet var 1200 × 628. Att jämföra två godtagbara kompositioner under en planerad granskning är en annan aktivitet. Detsamma gäller att göra om en prototyp för att lära sig en teknik eller att ta fram ett extra format som just har efterfrågats.

Den skillnaden hindrar att varje iteration betraktas som slöseri. Om du inte kan peka på vilket krav som var accepterat innan arbetet började, låt klassificeringen vara öppen. Gör inte en preferens som uppstått i efterhand till ett fel hos den som utförde arbetet.

ASQ

ramverk för kvalitetskostnader skiljer mellan förebyggande arbete, kontroll samt interna och externa fel. Korrigering av fel ingår bland de interna felkostnaderna när felen upptäcks före leverans. Här använder vi den skillnaden för att välja ut korrigeringar. Loggen beräknar inte den totala kvalitetskostnaden och är inte en ASQ-metod som tagits fram särskilt för byråer.

En logg med femton interna händelser

Varje rad innehåller de aktiva minuter som lagts på händelsen, utan väntetid. Enheten är personminuter: två personer som arbetar i tio minuter var ger tjugo personminuter. Räkna samma arbetsinsats bara en gång även om problemet upptäcks i flera steg. Tid för rutinkontroll och för att undersöka en orsak registreras separat; den läggs inte till korrigeringstiden. Alla händelser upptäcks eller beslutas före leverans. Loggen är ett urval för undervisning: den innehåller inte allt arbete som en byrå utför under en period.

De tio korrigeringarna uppgår till 450 minuter. De planerade granskningarna står för 105 minuter, utforskandet för 120 och det tillkommande formatet för 90. Loggen omfattar totalt 765 minuter. De fem aktiviteter som utesluts från felanalysen uppgår till 315 minuter och är fortfarande arbete: en annan etikett tar inte bort dem från projektets faktiska timmar.

Att dividera 450 med 765 skulle beskriva sammansättningen av det här urvalet i loggen. Det skulle inte ge byråns andel omarbete, eftersom övriga produktionstimmar saknas. Vi känner inte heller till intäkter, timkostnader eller marginal här. Att omvandla resultatet till ett belopp skulle vara att hitta på information.

Tre exporter väger tyngre än fyra versionsfel

För att välja vilket problem som ska undersökas utifrån arbetsinsats grupperar vi bara de tio korrigeringshändelserna. Nämnaren i procentberäkningarna är 450 minuter. Den här rangordnade tabellen ligger till grund för ett Paretodiagram över tidsåtgången:

Beräkningen för den första raden är 270 / 450 × 100 = 60%. De kumulativa andelarna beräknas med minuter utan avrundning; procentsatserna visas med två decimaler. Resultatet behöver inte följa en 80/20-fördelning.

Om du räknar händelser kommer felaktiga versioner först: fyra mot tre. Om du summerar minuter hamnar felaktiga mått först: 270 mot 75. Ingen av rangordningarna förklarar orsaken; de besvarar olika frågor. ASQ

Paretoförfarande låter dig välja frekvens, tid eller ett annat mått och rangordna från störst till minst. Valet av mått är en del av beslutet.

Här ligger fokus på den registrerade arbetsinsatsen, men den bör inte ensam avgöra varje problems prioritet. Ett sällsynt fel som hindrar leverans förtjänar uppmärksamhet även om det tar få minuter att rätta. Exemplet mäter varken allvarlighetsgrad eller exponering; använd det inte för att bortse från något av detta.

Det du ser är ännu inte det som orsakade problemet

I E01 vet vi att resultatfilen har felaktiga mått. ”Fel förinställning valdes” är en hypotes. Och ”upptäcktes vid kontrollen före leverans” anger när problemet upptäcktes, inte var det infördes.

För att undersöka händelsen skulle du spara den accepterade referensen, den konfiguration som faktiskt användes, resultatfilen och versionsföljden. ASQ

förklaring av rotorsaksanalys beskriver arbetssätt som samlar underlag och rekonstruerar händelseförlopp. Att formulera om ett symtom som om det vore en orsak gör inte det arbetet.

I den fiktiva prövningen av E01 kräver referensen F01 1200 × 628, och konfigurationen F02 visar rätt förinställning. Resultatfilen F03 är fortfarande 1080 × 1080. Spårningsloggen F04 visar att processen använde en gammal cachad mall; F05 beskriver en upprepning med den aktuella mallen och samma förinställning, vilket ger de avsedda måtten.

Det här underlaget ingår i undervisningsexemplet och kommer inte från en programkörning eller ett experiment med en byrå. Inom exemplet motbevisar det förklaringen att någon manuellt valde fel förinställning och motiverar en undersökning av hur den gamla mallen användes. Det bevisar inte att E02 och E03 har samma ursprung. Ett gemensamt symtom räcker inte: deras konfigurationer och spårningsloggar behöver fortfarande undersökas.

Förbered nästa kontroll

En användbar registrering sparar det accepterade kravet, det observerade problemet, steget där det upptäcktes, hypotesen och det underlag som saknas tillsammans med ID och minuter. Då kan du återvända till den enskilda händelsen. Undvik etiketter som ”slarv” eller ”dålig kommunikation” om de inte beskriver något som går att undersöka.

För den här loggen är det välgrundade beslutet att granska underlaget för E02 och E03 innan du rekommenderar utbildning om förinställningar eller ändrar hela processen. Det är inget löfte om att frigöra de 270 minuterna: loggen visar inte hur stor del av arbetet som skulle kunna undvikas, hur mycket arbete det skulle kräva att korrigera processen eller om andra fel skulle uppstå.

Börja med en period och en typ av leverans som du kan följa på ett konsekvent sätt. Spara även de fall som du ännu inte kan klassificera. Det första resultatet du söker är litet och konkret: ett prioriterat problem, en hypotes tydligt formulerad som en hypotes och nästa underlag som behövs för att godta eller förkasta den.