Komplett guide: Fakturera som egenföretagare i Spanien 2026

Att fakturera som egenföretagare i Spanien kan verka som en labyrint av modeller, skattesatser och tidsfrister. Verkligheten är att, när du väl känner till spelets regler, är processen mekanisk. Problemet är inte komplexiteten i sig, utan att ingen förklarar allt tillsammans, på ett enda ställe och på mänskligt språk.

Denna guide täcker allt du behöver: från förhandskrav för att kunna utfärda din första faktura till de kvartalsvisa tidsfrister du inte får glömma, samt de 12 obligatoriska uppgifter som varje faktura måste innehålla. Om du precis har startat som egenföretagare eller har varit igång ett tag men aldrig riktigt förstått hur det fungerar till 100%, kommer du att hitta svaren här.

Innan du fakturerar: förhandskrav

Innan du utfärdar din första faktura finns det tre obligatoriska förfaranden. De är inte valfria, och ordningen spelar roll.

Registrering hos Skatteverket (modell 036/037)

Det första steget är att meddela Skatteverket att du kommer att starta en ekonomisk verksamhet. Detta görs via modell 036 (fullständig folkbokföringsdeklaration) eller 037 (förenklad folkbokföringsdeklaration, giltig för de flesta egenföretagare).

I detta förfarande väljer du din IAE-klassificering (Impuesto de Actividades Económicas), som bestämmer vilken typ av verksamhet du kommer att bedriva. Du anger också vilket IVA-system som gäller för dig och en inkomstuppskattning.

Registreringen hos Skatteverket kan göras online med digitalt certifikat eller Cl@ve, eller personligen på något av AEAT

kontor. Det är kostnadsfritt och effekten är omedelbar.

Registrering hos Socialförsäkringen (RETA)

När du väl är registrerad hos Skatteverket måste du anmäla dig till Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Sedan 2023 fungerar egenföretagaravgiften i steg baserat på verklig nettointäkt, vilket innebär att du betalar utifrån vad du tjänar.

För de första månaderna finns en fast avgift på 80 euro per månad, som gäller under de första 12 månaderna och kan förlängas upp till 24 om din nettointäkt inte överstiger minimilönen.

Registreringen sker via socialförsäkringens portal Import@ss eller personligen.

Välj din IAE-klassificering

IAE-klassificeringen kategoriserar din ekonomiska verksamhet. Det finns två stora grupper: yrkesverksamheter (sektion två) och företagsverksamheter (sektion ett). Skillnaden är viktig eftersom den direkt påverkar om dina kunder ska dra av IRPF från sina betalningar till dig.

Om du är yrkesverksam (konsult, designer, programmerare, advokat, arkitekt) är dina företagskunder skyldiga att tillämpa IRPF-avdrag på de fakturor de betalar dig. Om du bedriver företagsverksamhet (handel, hotell- och restaurangbranschen, byggnation) tillämpas normalt inget avdrag.

De 12 obligatoriska uppgifterna på en faktura

Den spanska faktureringslagstiftningen (kungligt dekret 1619/2012) fastställer vilka uppgifter en fullständig faktura måste innehålla. Att utelämna någon av dem kan ogiltigförklara fakturan i skattehänseende.

Numreringen förtjänar ett särskilt omnämnande. Fakturorna måste följa en sekventiell ordning inom varje serie och varje räkenskapsår. Du kan inte ha luckor: om din senaste faktura var 2026-023, måste nästa vara 2026-024. En lucka i numreringen är en av de första sakerna som Skatteverket granskar vid en inspektion.

Fakturatyper du bör känna till

Alla fakturor är inte likadana. Den spanska lagstiftningen omfattar flera typer, var och en med sina krav och användningsområden.

Komplett faktura

Det är standardfakturan, den som innehåller alla uppgifter vi just beskrivit. Den är obligatorisk i de flesta transaktioner mellan yrkesverksamma och företag (B2B). När någon säger “faktura” rakt av, syftar de på denna.

Förenklad faktura

Den gamla “kvittensfakturan”. Den kan utfärdas när beloppet inte överstiger 400 euro (inklusive IVA) eller inom vissa detaljhandelsverksamheter. Den kräver inte fullständiga uppgifter om mottagaren: NIF räcker om kunden begär det. Den är vanlig inom detaljhandel, hotell- och restaurangbranschen och transport.

Gränsen höjs till 3 000 euro i vissa fall som anges i faktureringsförordningen, såsom detaljhandel, hotell- och restaurangtjänster och parkeringsplatser.

Korrigerande faktura

Utfärdas för att korrigera fel i en tidigare faktura. Du kan inte bara radera och göra om en redan utfärdad faktura: du måste utfärda en korrigerande faktura som hänvisar till originalfakturan (nummer och datum). De vanligaste orsakerna är fel i belopp, produktreturer och rabatter som tillämpats i efterhand.

Samlingsfaktura

Samlar flera transaktioner utförda till samma mottagare inom samma kalendermånad. Den är mycket användbar när du fakturerar återkommande tjänster eller frekventa leveranser till samma kund. Den måste utfärdas före den 16

i månaden efter den då transaktionerna ägde rum.

IVA: satser och undantag

IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) är den indirekta skatten som belastar konsumtion. Som egenföretagare samlar du in den å Skatteverkets vägnar: du tar ut den från dina kunder och betalar in den kvartalsvis, efter att ha dragit av den IVA du har betalat på dina inköp.

Ett vanligt misstag är att tillämpa den reducerade satsen när det inte är lämpligt. Vid tveksamhet är den allmänna satsen på 21% alltid säker. Att tillämpa en lägre sats än vad som är korrekt kan leda till en kompletterande deklaration med tilläggsavgifter.

IRPF-avdrag: när och hur mycket

Om din verksamhet är klassificerad som yrkesverksam i IAE (sektion två), måste dina företagskunder och yrkesverksamma tillämpa ett IRPF-avdrag på de fakturor de betalar dig. Du utfärdar fakturan med avdraget rabatterat och kunden betalar in det beloppet till Skatteverket i ditt namn. Detta är en förskottsbetalning på din inkomstdeklaration.

Den allmänna avdragssatsen är 15% av det skattepliktiga beloppet.

Avdraget gäller endast fakturor till företag och yrkesverksamma. Om du fakturerar privatpersoner (slutanvändare) sker inget IRPF-avdrag.

Tidsfrister du inte får glömma

Den skattemässiga hanteringen för egenföretagare kretsar kring kvartalsvisa cykler. Tidsfristerna är oföränderliga och sanktioner för att lämna in för sent är automatiska.

Modell 303 (kvartalsvis IVA)

Det är den kvartalsvisa självdeklarationen för IVA. Du deklarerar den IVA du har fakturerat (tagit ut från dina kunder) minus den IVA du har betalat (på dina inköp). Om skillnaden är positiv betalar du in den till Skatteverket. Om den är negativ kvittar du den i senare kvartal eller begär återbetalning under fjärde kvartalet.

Tidsfrister: 1 till 20 april (1

kvartalet), juli (2 kvartalet), oktober (3 kvartalet) och 1 till 30 januari (4 kvartalet).

Modell 130 (kvartalsvis IRPF)

Det är den delbetalda IRPF-skatten för egenföretagare med direkt uppskattning. Du deklarerar 20% av din ackumulerade nettoinkomst från årets början, med avdrag för redan gjorda delbetalningar och avdragna källskatter.

Tidsfristerna sammanfaller med de för modell 303.

Modell 390 (årlig IVA-sammanfattning)

Den lämnas in i januari (1 till 30) och är den årliga sammanfattningen av alla dina IVA-transaktioner. Den måste stämma överens med summan av de fyra kvartalsvisa modell 303. Den innebär ingen extra betalning, men inlämningen är obligatorisk.

Utöver 390, kom ihåg modell 347 (transaktioner med tredje part som överstiger 3 005,06 euro årligen) i februari och modell 349 (internationella transaktioner inom EU) om du arbetar med kunder eller leverantörer inom EU.

Verifactu: faktureringens framtid i Spanien

Verifactu är Skatteverkets system för fakturaverifiering. Dess syfte är att varje faktura som utfärdas av en faktureringsprogramvara omedelbart (eller nästan omedelbart) registreras på Skatteverkets servrar med hjälp av en kryptografisk hash som garanterar dess integritet.

För egenföretagare är den huvudsakliga effekten att din faktureringsprogramvara måste vara certifierad och förberedd för att skicka dessa registreringar. Användningen av kalkylblad eller Word-dokument för fakturering kommer inte längre att vara möjlig i takt med att systemet införs.

Implementeringen kommer att vara progressiv, men riktningen är tydlig: faktureringen i Spanien kommer att vara helt digital och spårbar. Egenföretagare som redan arbetar med en programvara som är förberedd för Verifactu kommer inte att behöva göra något ytterligare när skyldigheten träder i kraft. De som fortsätter att fakturera med manuella metoder eller icke-anpassad programvara kommer att behöva migrera under press.

Hur man förenklar allt detta

Mängden krav, typer, modeller och tidsfrister kan verka överväldigande, men verkligheten är att det mesta av arbetet är repetitivt och automatiserbart. Varje kvartal gör du samma sak: summerar fakturor, beräknar IVA och IRPF, lämnar in modeller. Det är en mekanisk process som en programvara kan lösa på några sekunder.

Frihet automatiserar faktureringen för egenföretagare och små och medelstora företag i Spanien. Varje faktura du utfärdar inkluderar automatiskt de 12 obligatoriska uppgifterna, beräknar IVA och IRPF-avdrag enligt dina inställningar, upprätthåller den löpande numreringen utan luckor och lagrar allt klart för dina kvartalsvisa deklarationer.

Skattehanteringen behöver inte vara din fiende. Med tydliga regler och rätt verktyg är fakturering som egenföretagare i Spanien en förutsägbar, kontrollerbar och – viktigast av allt – automatiserbar process. Ägna din tid åt det som verkligen betyder något: att utveckla din verksamhet.