Koszty podlegające odliczeniu dla samozatrudnionych w 2026 roku

Każdy wydatek, którego nie odliczysz, to pieniądze, które oddajesz Hacienda. A większość osób samozatrudnionych w Hiszpanii traci rocznie od 1 000 do 5 000 EUR, ponieważ nie wie, co może odliczyć, nie prosi o fakturę lub nie rejestruje wydatku na czas.

Ten przewodnik obejmuje wszystkie koszty podlegające odliczeniu dla samozatrudnionych w 2026 roku, wraz z dokładnymi warunkami, które Hacienda wymaga do ich zaakceptowania. Bez szarych stref i «zależy od Twojego księgowego».

3 złote zasady odliczania kosztów

Aby wydatek podlegał odliczeniu w IRPF, musi jednocześnie spełniać trzy warunki:

Jeśli jeden z trzech warunków nie zostanie spełniony, wydatek nie podlega odliczeniu. Nie ma znaczenia, czy jest zasadny. Nie ma znaczenia, czy masz paragon. Jeśli nie masz faktury z Twoim NIF i wydatek nie jest zarejestrowany, Hacienda go odrzuci.

Koszty podlegające 100% odliczeniu (bez dyskusji)

Koszty te podlegają 100% odliczeniu w IRPF, a ich IVA jest odzyskiwalna. Hacienda nie kwestionuje ich, jeśli masz fakturę:

Wynajem biura lub coworking

Jeśli pracujesz w lokalu, biurze lub coworkingu, czynsz podlega 100% odliczeniu. IVA od wynajmu lokalu użytkowego (21%) również podlega odliczeniu.

Media w lokalu

Elektryczność, woda, internet i telefon w miejscu pracy. Jeśli jest to lokal przeznaczony wyłącznie do Twojej działalności, 100% podlega odliczeniu.

Materiały i wyposażenie

Komputery, drukarki, meble biurowe, oprogramowanie, subskrypcje profesjonalne. Wszystko, czego używasz do pracy i co jest zafakturowane na Twoje nazwisko.

• Jeśli wartość przedmiotu wynosi mniej niż 300 EUR: bezpośredni koszt okresu rozliczeniowego
• Jeśli kosztuje więcej niż 300 EUR: jest amortyzowany (procent roczny zgodnie z tabelami Hacienda)

Ubezpieczenia zawodowe

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczenie lokalu, ubezpieczenie sprzętu komputerowego. Podlegają 100% odliczeniu.

Usługi profesjonalne

Kancelarie księgowe, prawnicy, doradcy podatkowi, projektanci, programiści, konsultanci. Każda usługa profesjonalna zafakturowana na Twoją działalność.

Składka dla samozatrudnionych

Twoja miesięczna składka na Ubezpieczenie Społeczne podlega 100% odliczeniu w IRPF. Nie ma IVA, ale bezpośrednio obniża Twoją podstawę opodatkowania.

Oprogramowanie i subskrypcje

ERP, CRM, narzędzia produktywności, przechowywanie w chmurze, domeny, hosting. Wszystko zafakturowane na Twoje nazwisko i używane do działalności.

Szkolenia związane z działalnością

Kursy, konferencje, warsztaty, książki techniczne, certyfikaty. Jeśli są związane z Twoją działalnością zawodową, podlegają odliczeniu w IRPF i IVA.

Koszty częściowo podlegające odliczeniu (z warunkami)

W tym miejscu większość osób samozatrudnionych traci pieniądze lub podejmuje ryzyko. Te koszty podlegają odliczeniu, ale z określonymi limitami i warunkami.

Mieszkanie prywatne (jeśli pracujesz z domu)

Jeśli używasz części swojego mieszkania jako biura, możesz odliczyć procent kosztów:

1. Zadeklaruj procent użytku profesjonalnego w Hacienda (formularz 036/037). Zwykle jest to od 20% do 30% powierzchni.
2. Zastosuj dodatkowe 30% do tego procentu dla mediów (elektryczność, woda, internet, gaz).

Przykład: Twoje mieszkanie ma 80 m², a pokój o powierzchni 16 m² używasz jako biuro (20%). Twój rachunek za prąd wynosi 100 EUR/miesiąc. Część podlegająca odliczeniu: 20% × 100 = 20 EUR. Z dodatkowymi 30% na media: 20 × 1,30 = 26 EUR/miesiąc podlegających odliczeniu.

Pojazd

Samochód jest najbardziej kontrowersyjnym wydatkiem dla osób samozatrudnionych. Zasady:

W IRPF: Podlega 100% odliczeniu tylko wtedy, gdy pojazd jest używany wyłącznie do działalności. Dotyczy to: przedstawicieli handlowych, przewoźników, taksówkarzy, kurierów, szkół jazdy. Jeśli jesteś konsultantem i używasz samochodu do spotkań oraz na weekendy, Hacienda nie akceptuje odliczenia w IRPF.

W IVA: Możesz odliczyć 50% IVA, jeśli udowodnisz użycie profesjonalne. Ale Hacienda jest bardzo restrykcyjna i podczas kontroli często prosi o dowody użycia profesjonalnego (harmonogram spotkań, faktury za opłaty drogowe na trasie handlowej itp.).

Benzyna, ubezpieczenia, parking, opłaty drogowe: Te same zasady co dla pojazdu. Jeśli nie możesz odliczyć samochodu, nie możesz również odliczyć związanych z nim kosztów.

Posiłki i diety

Posiłki związane z działalnością podlegają odliczeniu w IRPF z dziennymi limitami:

• Hiszpania: 26,67 EUR/dzień
• Zagranica: 48,08 EUR/dzień
• Nocleg w Hiszpanii: 53,34 EUR/dzień
• Nocleg za granicą: 91,35 EUR/dzień

Potrzebujesz faktury (nie paragonu) i uzasadnienia, że posiłek jest związany z Twoją działalnością (spotkanie z klientem, podróż służbowa itp.).

IVA z restauracji podlega odliczeniu, jeśli masz pełną fakturę z Twoim NIF. Paragon kasowy bez Twoich danych nie pozwala na odliczenie IVA.

Telefon komórkowy

Jeśli używasz tego samego telefonu do pracy i użytku osobistego, możesz odliczyć 50% kosztu. Jeśli masz linię przeznaczoną wyłącznie do celów biznesowych, 100%.

Koszty trudne do uzasadnienia

Prawo zezwala na odliczenie dodatkowego procentu w ramach «kosztów trudnych do uzasadnienia» w celu pokrycia drobnych wydatków, których nie można udokumentować fakturą:

• Uproszczony system bezpośredniego opodatkowania: 7% dochodu netto, maksymalnie 2 000 EUR/rok
• Zwykły system bezpośredniego opodatkowania: 5% dochodu netto

Ten procent jest stosowany automatycznie przy obliczaniu IRPF. Nie musisz uzasadniać tych kosztów fakturami. Ale działa to tylko wtedy, gdy jesteś w uproszczonym systemie bezpośredniego opodatkowania (większość osób samozatrudnionych).

5 najdroższych błędów w kosztach

1. Brak prośby o fakturę. Paragon nie jest fakturą. Za każdym razem, gdy płacisz za coś, nie prosząc o fakturę z Twoim NIF, tracisz możliwość odliczenia. Wypracuj nawyk: zawsze faktura, nigdy paragon.

2. Brak natychmiastowej rejestracji wydatków. Paragon ginie, faktura zostaje zapomniana, wydatek nie jest zaksięgowany. Gdy nadchodzi kwartał, brakuje setek euro w odliczeniach. Używaj systemu z OCR, który natychmiast rejestruje wydatki.

3. Odliczanie samochodu bez spełnienia wymogów. To najczęstsza kontrola. Jeśli nie jesteś przedstawicielem handlowym, przewoźnikiem lub podobną osobą, Hacienda odrzuci odliczenie pojazdu w IRPF. I zażąda zapłaty nieodliczonej kwoty plus odsetki.

4. Mieszanie wydatków osobistych i zawodowych. Jedno konto bankowe do wszystkiego. Jeden telefon do wszystkiego. Jeden komputer do wszystkiego. Kiedy Hacienda prosi o uzasadnienie, nie możesz udowodnić, co jest zawodowe, a co osobiste. Rozdziel konta i urządzenia.

5. Brak deklaracji procentu mieszkania. Jeśli pracujesz z domu i nie zadeklarowałeś procentu użytku profesjonalnego w formularzu 036/037, nie możesz odliczyć kosztów mieszkania. To jednorazowa formalność, która daje Ci prawo do odliczania mediów przez lata.

Ile możesz zaoszczędzić

Osoba samozatrudniona z dochodami 40 000 EUR/rok i prawidłowo zarejestrowanymi kosztami podlegającymi odliczeniu może zaoszczędzić od 2 000 do 6 000 EUR rocznie w IRPF, w zależności od jej stawki krańcowej i wolumenu kosztów.

Koszty podlegające odliczeniu	Szacunkowy IRPF (30%)	Oszczędność w porównaniu do nieodliczania
3.000 EUR	Oszczędność: 900 EUR	900 EUR/rok
6.000 EUR	Oszczędność: 1.800 EUR	1.800 EUR/rok
10.000 EUR	Oszczędność: 3.000 EUR	3.000 EUR/rok
15.000 EUR	Oszczędność: 4.500 EUR	4.500 EUR/rok

Do tego dodaj odzyskany IVA. Jeśli masz 8 000 EUR w kosztach z 21% IVA, odzyskujesz 1 680 EUR w zapłaconym IVA, które odliczasz od IVA, którą jesteś winien Hacienda co kwartał.

Jak Frihet ułatwia zarządzanie kosztami

Frihet został zaprojektowany tak, aby rejestracja kosztów była natychmiastowa:

• Automatyczny OCR: Zeskanuj paragon lub fakturę telefonem, a Frihet automatycznie wyodrębni dane (kwota, data, dostawca, IVA)
• Inteligentna kategoryzacja: Koszty są klasyfikowane według typu podatkowego (100% do odliczenia, częściowo do odliczenia, nie do odliczenia)
• Dashboard kosztów: Widzisz w czasie rzeczywistym, ile wydałeś, ile podlega odliczeniu i ile IVA zapłaciłeś
• Automatyczne obliczanie Modelu 303: Frihet wstępnie oblicza Twoje dane do Modelu 303, w tym IVA zapłacone za Twoje wydatki

Bezpłatny plan obejmuje OCR i zarządzanie kosztami. Nie jest to funkcja płatna. Ponieważ osoba samozatrudniona, która nieprawidłowo rejestruje swoje koszty, płaci za dużo Hacienda, a to nie powinno zależeć od tego, czy płacisz za oprogramowanie, czy nie.

Czytaj dalej: Kompletny przewodnik po wystawianiu faktur jako samozatrudniony · Składka dla samozatrudnionych 2026: progi i zmiany · Frihet dla samozatrudnionych