Factura electrónica

Qué es

La factura electrónica no es un PDF enviado por correo. Es un fichero de datos con una estructura fija, de modo que el programa del cliente lo lee y lo contabiliza sin que nadie reescriba nada. La norma europea EN 16931 define un modelo semántico común y dos sintaxis admitidas, UBL y CII; cada país la adapta con sus propias reglas, redes y fechas.

Cómo funciona

El emisor genera el fichero, lo transmite por el canal que fije su país (una plataforma pública, una red como Peppol o un intermediario acreditado) y el receptor lo recibe ya estructurado. En las facturas híbridas, como ZUGFeRD, el PDF legible lleva el XML incrustado. Lo que cuenta fiscalmente es el XML, no la imagen.

Mapa por país

País	Sistema	Situación según la fuente oficial
España, sector público	Facturae y punto general de entrada FACe	Obligatoria para las entidades que enumera el art. 4 de la Ley 25/2013; las Administraciones pueden excluir importes de hasta 5.000 euros
España, entre empresas	Solución pública y formatos de la Orden HAC/1028/2026	Entró en vigor el 6 de octubre de 2026. Facturación superior a 8 millones: desde el 6 de octubre de 2027. Resto: desde el 6 de octubre de 2028
España, integridad del programa	VeriFactu	Es otra cosa: regula el programa de facturación, no el formato. Ver su entrada
País Vasco	TicketBAI	Cada Hacienda foral fija sus fechas
Polonia	KSeF	Obligatorio para grandes empresas desde el 1 de febrero de 2026 y para el resto desde el 1 de abril de 2026, salvo quienes facturan hasta 10.000 PLN al mes, que se incorporan el 1 de enero de 2027. Según el Ministerio de Finanzas, el 1 de febrero de 2026 KSeF 2.0 queda disponible para grandes contribuyentes y para quienes reciben facturas
Alemania	XRechnung y ZUGFeRD	Recibir E-Rechnung es obligatorio desde el 1 de enero de 2025; emitir, tras la transición hasta fin de 2026 (fin de 2027 si el volumen del año anterior no supera 800.000 euros)
Italia	FatturaPA vía Sistema di Interscambio	Obligatoria desde el 1 de enero de 2019 entre residentes, B2B y B2C
Francia	Plataformas acreditadas	Desde el 1 de septiembre de 2026 las grandes empresas y las de tamaño intermedio emiten por plataforma y todas deben poder recibir
Bélgica	Factura electrónica estructurada	Desde el 1 de enero de 2026, todas las empresas belgas sujetas a IVA deben usarla entre sí (einvoice.belgium.be)

A escala de la UE, el paquete ViDA se adoptó el 11 de marzo de 2025 y hará obligatoria la factura electrónica en operaciones transfronterizas entre empresas a partir del 1 de julio de 2030.

Errores frecuentes

• Mandar un PDF y creer que se cumple la obligación.
• Confundir el formato de la factura con el sistema de registro de VeriFactu.
• Dar por hecho que un mismo fichero vale en todos los países: los perfiles y las validaciones nacionales difieren.
• Olvidar que un cliente que opera en varios países puede estar sujeto a más de un régimen.

Cómo lo trata Frihet

Desde la factura, Frihet exporta XML conforme a EN 16931 en UBL, CII, XRechnung, Factur-X, FatturaPA y Facturae, con un diálogo que propone el formato según el país del cliente. Es una descarga: los ficheros no están certificados contra los validadores nacionales y Frihet no los entrega a Peppol, KSeF, SDI ni Chorus Pro. La conexión con KSeF existe como infraestructura, sin producción habilitada. En España, la factura muestra el estado de sus flujos nacionales.